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在卷烟制造生产链中，备件看似不起眼，却扮演着保障生产的重要角色。
近年来，福建中烟厦门烟草工业有限责任公司将备件管理作为提升基础管理工作的重要一环，从人、财、物视角进行系统思考、积极探索，多维度开展风险识别，重塑基于“规范化、精细化、信息化”三位一体的备件管理框架和业务流程，从规范管理属性、优化库存结构、转变采购模式、推进数字化转型四方面着手，对备件进行全生命周期管理和风险防控，努力探寻备件成本和价值效能之间的“最优解”。
明确标准 严把流程节点
“管理备件就像经营一家大型杂货铺，‘商品’种类繁多、材质各异，数量多达几万种，从策划、需求、采购到仓储、使用、报废都需要精心打理，稍有疏忽便可能引发资金积压、生产延误等问题。”在厦门烟草工业公司副总经理张可洲看来，以风险防控为基，以流程制度为纲，不断优化完善备件管理工作，势在必行。
2023年初，厦门烟草工业公司建立了一支由装备技术部及卷包、制丝、动力、物流四大车间相关专业人员组成的备件管理团队，以项目化方式重新梳理流程制度，从人的不安全行为、财产的管控风险、物与账的一致性三个维度出发，精准识别备件全流程管理风险点，形成26个风险指标，为备件管理装上了“智能报警器”。同时，他们明确角色职责、优化管理框架，出台相关管理制度和防控文件，为备件管理工作规范有序开展提供了清晰路径和可衡量的尺度。
在源头端，团队通过职能分离、规范培训、互相监督、层层审批，规避属性填报不规范、虚报采购需求导致的领用和实际使用数量不匹配等风险。“比如在属性管理上，我们在四大车间设置了属性管理专员，该人员不能兼任备件申报人员，属性管理专员和备件申报人员不能参与备件领料工作，以确保申报、领用、储存、使用分离。我们还重设属性审批流，实现不同车间由不同专业人员审批的分流审批制度。”装备技术部员工许静纯如是说。
对于备件的规范使用和报废，团队也有自己的一套办法：设计三级分级防控管理模式，结合自主开发的备件二维码系统，在做好日常检查和过程监督的基础上，联合财务、审计部门每月对备件使用情况进行监督检查；在简道云上开发报废管理小程序，车间拍照上传下机备件，按流程进行审批报废。
一系列规范、严谨的流程制度设计，为备件管理筑起了一道坚固防线。
过程监控 “码”上掌握状态
过程监控是确保备件管理流程顺利进行的关键环节。在厦门烟草工业公司，传统的线下记录方式让备件出库使用流程繁琐且不及时，事后补单和流转过程不明确、不清晰成为制约管理效率的瓶颈。
2023年10月，一套二维码管理系统让这一“老大难”问题得到了圆满解决。该系统为每一个备件下发了“身份证”，只需手机一扫，使用时间、使用人员、使用数量、下机处理等流动轨迹和状态一目了然，实现了备件出库后全生命周期实时监控，管理变得更加透明、高效。
研发该系统是对备件管理条线员工的考验。面对近200万元的委外设计费用，他们果断决定：自己干！装备技术部和信息技术部牵头，协同四大车间信息员组建开发团队，利用业余时间，深入挖掘每个出库步骤的场景需求，从PDA设备选择到二维码设计再到审批监督流程改造，每一个细节都不放过。
新系统需要车间仓管员进行一系列信息导入导出工作，如何最大程度减少过程中的差错，成了系统开发过程中一块难啃的骨头。“我们花了大量时间梳理叠加业务流程，开发出防呆防差错功能，利用代码规则替代原有的人工操作，并配合大量校验确保导入数据的准确性。”开发团队成员、装备技术部员工陈哲介绍。
经过两个多月的精心打磨，团队最终成功开发出备件二维码管理系统。系统上线试运行后，团队持续跟踪，不断迭代更新：将二维码使用从PDA延展到手机端小程序，新增超期报警和下机备件处置功能，基于Quick BI可视化工具开发系统功能报表……每一次升级都是对使用便利性、数据统计分析精准性的不懈追求。
这一创新成果得到福建中烟工业有限责任公司高度认可，陆续在全省卷烟工业系统内其他直属单位推广使用。目前，开发团队正在进行系统二期改造，将系统从出库端延展到入库端，实现对供应商、备件质量的溯源，并尝试基于系统累积数据进行建模分析，助力辅助采购决策，不断提升设备运维水平。
开源节流 精准创新创效
在精益生产降本增效的背景下，备件管理团队坚持“不花一分冤枉钱”的理念，不断提升精益管理水平。
经过敏锐的市场分析，备件管理团队决定探索新的采购策略，将传统线下供应商库采购转变为线上平台网络直采，充分挖掘优质供应商，在持续提升采购质效的同时降低廉政风险。
库龄结构不合理导致资金积压，一直以来都是厦门烟草工业公司备件管理的痛点。为此，备件管理团队组织对库存备件进行了多轮次、分阶段盘点，摸清库存底数，并按在库时间进行了全面系统的库龄分析，形成详细的库龄结构清单，各车间依照清单查验、反馈备件实际使用和报废情况，备件管理团队进行信息复查，再联合财务、审计部门到现场进行最终确认。
“对于长库龄备件，我们会要求车间说明未用原因，做好专项项修、深入维修等计划，督促上机使用。”装备技术部员工林孟琰表示，这样既可以提高设备运行精度，也可以有针对性地消化备件库存。
同时，他们还通过考核指标、积分奖励等方式鼓励车间维修人员对下机备件进行回收加工再利用，最大限度发挥废旧件的“剩余价值”。
“这个件修修估计还能用……”在制丝车间，维修团队一有空便在下机备件中“淘宝”，从机械构造与电气系统两大维度甄别可循环再利用的备件。
“别小看这些‘斤斤计较’，不仅能压缩备件采购维修成本、提高维修效率，还能培养维修团队的业务技能。”制丝车间副主任李楠说。他们对下机备件进行保护性拆解作业，让许多废旧备件“重获新生”，广泛应用于设备日常维护和自主改造项目中。
在此基础上，今年6月开始，他们在四大车间推行组件修旧利废模式。“设备某个组件发生故障时，以往的做法是停机进行现场拆卸修理。为了尽量避免生产中断，我们鼓励维修人员将预先修复好的废旧组件作为临时替代品安装到设备上，确保短时间内生产线恢复运转。”林孟琰说，这种灵活的策略给维修团队更加充裕的时间，细致检查和诊断故障组件问题并加以解决。
不管是流程制度的完善，还是管理行为的改变，抑或是数字化手段的运用，都成为厦门烟草工业公司持续深化备件管理的重要助推力。截至目前，企业备件库存金额同比下降了29.5%，其中库龄10年以上备件的库存金额下降了98%。
“下一步，我们将加大长库龄备件的二次消化力度，建立完善指标考核和责任追究制度，以数据指导精细化采购和库存管理，持续推进备件成本控制和资源优化配置，为企业生产经营平稳运行提供有力保障。”张可洲表示。
